Comment mettre une musique d'attente ou un message vocal téléphonique quand la ligne est occupée ?
Le téléphone reste l’un des premiers points de contact entre un commerce et ses clients. Pourtant, au quotidien, gérer les appels peut vite devenir chronophage et chaque appel vient s’ajouter à une journée déjà bien remplie.
Nous échangeons chaque jour avec vous, commerçants, et vous nous partagez cette même réalité : entre l’accueil en boutique, la préparation des commandes et la gestion du commerce, le téléphone devient vite une source d’interruptions. Résultat : toute votre organisation ralentit.
C’est dans ce contexte que le message d’accueil téléphonique s’impose comme une solution simple pour mieux organiser ses appels, gagner du temps et offrir une première expérience plus professionnelle à ses clients.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un message d’accueil téléphonique ?
C’est simple : un standard téléphonique, aussi appelé pré-décroché, est un message vocal automatique diffusé dès qu’un client vous contacte, avant que la communication ne soit transmise sur votre ligne.
On parle ici d’un message d’accueil téléphonique préalable. Contrairement au répondeur classique, le client n’est pas invité à laisser un message et l’appel n’est pas coupé.
Ce message peut également être utilisé lorsque votre ligne est occupée. Dans ce cas, plutôt que d’entendre une simple sonnerie, votre client reçoit immédiatement les informations utiles à votre commerce ou une musique. Cela permet de maintenir un contact clair avec vos clients et de les orienter efficacement, même lorsque vous êtes déjà en ligne.
Exemple de pré-décroché possible :
« Bonjour et bienvenue chez Cocotte. Pour passer une commande, vous pouvez utiliser notre site de commande en ligne achil.com/chezcocotte. Commander en ligne nous permet de traiter vos demandes plus rapidement tout en réduisant les risques d’erreurs. Si vous préférez parler à un membre de notre équipe, merci de patienter, nous allons vous répondre. »
Ces quelques secondes de pré-décroché suffisent pour informer, rassurer et orienter vos clients tout en professionnalisant votre accueil téléphonique.
Comment fonctionne le pré-décroché ?
Pour mettre en place un standard téléphonique (et donc un pré-décroché), vos clients doivent appeler un numéro dédié qui se charge de diffuser le message vocal.
Il est impossible d’ajouter ce standard téléphonique à une ligne classique. Vous devez passer par ce que l’on appelle un numéro ALIAS.
Ce numéro ALIAS devient votre numéro principal : celui que vous communiquez partout (Google, réseaux sociaux, site de commande en ligne, etc..)
Concrètement, le parcours d’appel fonctionne ainsi :
- Le client appelle le numéro ALIAS
- Le message pré-décroché est diffusé automatiquement
- Une fois le message terminé, l’appel est redirigé vers votre ligne téléphonique habituelle
- Vous décrochez normalement
Pour le client, tout est transparent : il appelle un seul numéro.
Simple, rapide, efficace.
Pour vous, ce numéro ALIAS agit comme un standard téléphonique intelligent : il accueille l’appel, diffuse le message, puis transfère l’appel vers votre ligne téléphonique.
Pour vous aider à mieux comprendre, c’est exactement le même principe que lorsque vous appelez votre assurance ou une grande entreprise : vous composez un numéro unique, vous entendez un message, puis ce numéro répartit votre appel vers le bon service ou la bonne ligne téléphonique.
Quels sont les avantages du message d’accueil téléphonique ?
1. Améliore l’expérience client
Un client qui entend un message clair et professionnel se sent immédiatement pris en charge. Même s’il attend quelques secondes, il comprend qu’il est au bon endroit.
Une vraie différence face à une sonnerie classique.
2. Réduit le volume d’appels
Tous les appels de vos clients sont légitimes. Mais beaucoup concernent les mêmes questions : horaires, prise de commande, informations pratiques.
Grâce au pré-décroché, ces demandes récurrentes trouvent une réponse immédiate, sans mobiliser votre équipe. Résultat : moins d’appels à traiter en direct, plus de temps pour servir vos clients sur place et une organisation plus fluide.
3. Vous soulage en période de rush
Chaque minute compte pendant les heures de pointe. Avec un pré-décroché qui transmet les informations nécessaires, vous aurez :
- Moins d’interruptions
- Moins de stress
- Une meilleure organisation
Vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’essentiel de votre travail.
4. Valorise votre site de commande en ligne
Avoir un pré-décroché est un excellent canal pour informer que vos clients peuvent commander directement depuis votre site de commande en ligne.
Vous augmentez ainsi vos ventes en ligne et gagnez du temps.
3. Vous soulage en période de rush
Chaque minute compte pendant les heures de pointe. Avec un pré-décroché qui transmet les informations nécessaires, vous aurez :
- Moins d’interruptions
- Moins de stress
- Une meilleure organisation
Vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’essentiel de votre travail.
4. Valorise votre site de commande en ligne
Avoir un pré-décroché est un excellent canal pour informer que vos clients peuvent commander directement depuis votre site de commande en ligne.
Vous augmentez ainsi vos ventes en ligne et gagnez du temps.
Pourquoi le pré-décroché est utile pour les commerçants ?
En tant que commerçant, vous recevez souvent les mêmes appels :
- Êtes-vous ouverts dimanche ?
- J’aimerais passer une commande
- Est-ce que vous avez « … »
- … et bien d’autres encore !
Résultat : vos équipes perdent du temps, et chaque appel vient interrompre votre activité.
C’est là qu’intervient le pré-décroché. Il agit comme un filtre intelligent en délivrant automatiquement les informations clés, avant même que quelqu’un décroche.
Un accueil immédiat et personnalisé influence fortement la perception de votre commerce. Dès les premières secondes, vos clients se sentent pris en charge, ce qui améliore leur disposition pour la suite de l’échange. Cette approche peut augmenter le taux de satisfaction client jusqu’à 40 % par rapport aux entreprises qui n’utilisent pas de pré-décroché.
Le pré-décroché compris dans l’offre Achil !
Vous vous demandez sûrement comment mettre en place un pré-décroché sans passer des heures à tout configurer ?
C’est justement là qu’Achil entre en jeu. Avec notre formule Standard, le pré-décroché et le message en cas de ligne occupée sont inclus dans notre offre. Vous n’avez rien à configurer ni à ajouter : notre équipe se charge de tout pour vous.
Résultat, vos appels sont pris en charge immédiatement, vos clients sont accueillis de façon professionnelle, et vous pouvez vous concentrer sur votre commerce sans vous soucier des aspects techniques.
Pour ceux qui souhaitent explorer d’autres possibilités ou d’utiliser ce service de leur côté, voici trois solutions qui le permettent :
- Une solution très simple pour mettre en place un message d’accueil automatique, idéal pour les petites entreprises, dès 9,90€/ mois
Une solution très simple pour mettre en place un message d’accueil automatique, idéal pour les petites entreprises, dès 9,90€/ mois.
- Une solution complète de standard téléphonique avec message d’accueil automatisé et gestion de la ligne occupée, à partir de 24€/ mois
Une solution complète de standard téléphonique avec message d’accueil automatisé et gestion de la ligne occupée, à partir de 24€/ mois.
- Une option simple et accessible pour diffuser un pré-décroché et un message vocal, avec des tarifs débutant à 24€/ mois
Une option simple et accessible pour diffuser un pré-décroché et un message vocal, avec des tarifs débutant à 24€/ mois.
En mettant en place un message d’accueil téléphonique, vous améliorez à la fois l’expérience de vos clients et l’organisation de votre commerce. Moins d’appels répétitifs, une meilleure information, et plus de temps pour vous concentrer sur l’essentiel.
Que vous choisissiez une solution externe ou une offre clé en main comme celle proposée par Achil, le message d’accueil téléphonique est aujourd’hui un outil simple et efficace pour professionnaliser votre accueil téléphonique et optimiser votre quotidien.
Et si c’était le bon moment pour passer à l’action ? Vous êtes restaurateurs, commerçants ou producteurs locaux, rejoignez l’aventure Achil !
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